El futuro de los restaurantes es digital

La digitalización se ha convertido en una de las herramientas fundamentales para el crecimiento del sector hostelero.

Códigos QR, sistema TPV para comandas, automatización de puertas, iluminación de espacios por sensor, redes sociales como estrategia de comunicación, ventas online o pagos por móvil, etc. La pandemia obligó a muchos restaurantes a incorporar nuevas tecnologías a marchas forzadas. Tras la crisis sanitaria y a las puertas de otra -esta vez económica-, la digitalización se ha convertido en una aliada no solo para mantener el negocio a flote de manera puntual sino también de cara al futuro.

“La digitalización se encuentra a la cabeza de las palancas de crecimiento de la hostelería en un futuro cercano, tras unos años muy complicados marcados por las consecuencias económicas de la pandemia y un futuro en el que parece predominar la incertidumbre derivada de la pérdida de confianza y tendencia al ahorro como consecuencia de la tendencia alcista de los precios”, afirma Hostelería de España, organización empresarial que representa a restaurantes, bares, cafeterías y pubs de nuestro país.

Interior de restaurante a la hora del cierre
Interior de restaurante a la hora del cierre

La plataforma de diseño de software para la gestión de restaurantes, Last.app, asegura que la digitalización del negocio “reduce el 66% del tiempo de trabajo dedicado a procesos manuales”, lo que significa una mejora en la gestión y la rentabilidad del negocio.

La necesidad de evolucionar en este sentido está calando en el sector: un 51% está de acuerdo en que es un proceso importante, un 35% lo considera importante, aunque no ha tomado medidas para implantar la digitalización, y un 31% es todavía reticente a ello. Las razones que apoyan la transformación se construyen desde tres argumentos: aumenta la facturación del negocio, ayuda a darse a conocer y mejora los márgenes de rentabilidad, según los resultados del documento ‘Estudio y Digitalización de la Hostelería’.

Sin embargo, uno de los obstáculos que impiden el cambio es su coste. “El grado de madurez digital de la hostelería es baja, situándose en 4,48 sobre 10. Más de un 60% de los encuestados invierten, al menos, un 1% de su facturación en herramientas o iniciativas para digitalizar sus negocios, y un alto porcentaje manifiesta su interés por digitalizarse, pero el principal hándicap para llevarlo a cabo es la falta de presupuesto”, señalan desde Conectadhos, plataforma liderada por Hostelería de España y compuesta por las principales marcas proveedoras del sector.

Desde el móvil se puede controlar múltiples áreas
Desde el móvil se puede controlar múltiples áreas

La experiencia de quienes van en esa dirección

Carlos Monter, director general de los restaurantes Amante y Aiyanna, ambos en Ibiza, explica que han digitalizado 100% el departamento de recursos humanos, lo que ha contribuido a eliminar el papel, optimizar el espacio, favorecer el trabajo en remoto y ahorrar tiempo. “Nosotros ya llevamos un tiempo buscando la digitalización. En nuestro caso, el QR lo incluimos a raíz de la pandemia, pero, más tarde, lo eliminamos porque consideramos que interfería con la experiencia del cliente. Lo que sí hacemos es controlar el stock de manera digital con un programa hecho a medida. También tenemos un software para la gestión del personal (nóminas, horarios, registro de entradas y salidas, planificación) que es muy útil. Todos los empleados reciben su horario en el teléfono y si quieren algún cambio de hora o día pueden gestionarlo ellos. Hemos digitalizado todo el departamento de recursos humanos. De hecho, la responsable de recursos humanos trabaja en remoto”.

La documentación se realiza a través de canales digitales y se archiva todo en la Nube. “Esto nos ha permitido utilizar 0 papel, ahorrar en archivo, prescindir presencialmente de una persona en la oficina -que trabaja en remoto-, tiempo y gestiones por los horarios”. El proceso de digitalización les ha permitido acceder al certificado Biosphere del Instituto de Turismo Sostenible. “Somos el primer restaurante de Baleares en obtenerlo y la primera empresa de Ibiza”.

En cuanto a si el proceso de adaptación ha sido fácil, Carlos confiesa que aquellos que no estaban familiarizados con los dispositivos y la tecnología han tenido algún problema. “Son personas que utilizan el móvil en sus funciones básicas o que incluso no están habituados a recibir e-mails, pero es una minoría. De todas maneras, estas personas cuentan con la ayuda de su jefe de área, y actualmente, ya lo hacen todo ellos mismos”.

Restaurante Amante, en Ibiza
Restaurante Amante, en Ibiza

Por su lado, Jaime Pena, chef ejecutivo del Grupo Lalala, concretamente del restaurante La Mamona (Madrid), afirma que ellos han implementado varios sistemas que han aportado un cambio significativo. “Tenemos una aplicación para recursos humanos -donde puedes medir la productividad, subir las nóminas, pedir las vacaciones o guardar las auditorías de calidad-; sistemas QR; una app que señala las fluctuaciones de precio en función de si es un día más o menos fuerte o de si han subido el precio los proveedores, lo que nos ayuda a crear promociones, vender mejor los platos que nos interesan para evitar tener que tirarlos, y trabajamos también con un sistema de tablets de cocina donde se marca la organización de la producción semanal, salta en rojo cuando es necesario limpiar algo o cuando toca cambiar aceite, registra la temperatura, el etiquetado…. Incluso los pedidos los hacemos de manera digital. Nosotros no llamamos a ningún proveedor…”

Para Pena, la implementación de todos estos sistemas ha sido muy positiva. “A nivel del tema de la limpieza, el sistema de las tablets es muy visual para el trabajador, es muy sencillo de entender [rojo indica que X tiene que estar limpio, amarillo que tiene que limpiarse mañana]. Es un adelanto también en el etiquetado porque ya sale con la fecha de caducidad que nuestro departamento de calidad indica que tiene el producto, de si se congela, si se descongela. De hecho, te imprime todas las etiquetas en un segundo si tienes que marcar, por ejemplo, 25 costillas. Es un ahorro considerable en tiempo y en organización”.

Entre los trabajadores la digitalización asustaba un poco, “pero son sistemas muy didácticos, muy intuitivos, y a la que lo has hecho dos veces, ya lo tienes. La formación es rápida. Por otro lado, en el tema de los pedidos, costó asimilar que había que realizar todas las gestiones por TPV, pero cuando ves que te ahorras llamadas y que tienes un control más exhaustivo del producto, ves la ventaja”.

En el único aspecto que Jaime Pena no ve ventaja es en el QR, en el ahorro de personal. “Esto funciona en los locales de comida rápida, pero en el caso de La Mamona, con un ticket medio de 50 euros, al cliente le gusta que le atiendan personalmente, que le pueda preguntar, no que sea todo a través de una tablet. Lo veo positivo en el control/gestión de stock, de producto, de merma, gastos…”

Las redes sociales una herramienta fundamental
Las redes sociales una herramienta fundamental

Soluciones económicas

El Kit Digital es un programa público de ayudas económicas que tiene como objetivo subvencionar la implantación de soluciones digitales en las empresas, de 1 a 50 empleados, para conseguir un avance significativo en el nivel de madurez digital.

Está cofinanciado por los fondos Next Generation UE del Mecanismo de Recuperación y Resilencia. Estos fondos, a los que se les han asignado 807 mil millones, se han distribuido entre los 27 países de la Unión Europea, entre los que España ha resultado la mayor beneficiada.

En diciembre de 2021, se publicó el reglamento de acceso al Kit Digital, al que se le han destinado un total de 3.067 millones de euros. Las ayudas a las empresas van desde 2.000 hasta 12.000 euros en función del tamaño de la pyme y sus necesidades.

El detalle de las ayudas y los plazos para solicitarlas están actualizados en la web de Acelera Pyme -una iniciativa del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital destinada a construir el ecosistema de referencia de la transformación digital de las pymes- o también en este link.

“El Kit Digital busca minimizar las barreras para la transformación estructural y competitiva, a través de la puesta en marcha de los Fondos Next Generation. Permite acceder a subvenciones de entre 2.000€ (empresas de hasta dos empleados) hasta 11.000€ (empresas de hasta 50 personas trabajadoras), destinadas a la implementación de soluciones digitales en 12 categorías que incluyen herramientas de gestión de clientes, gestión de procesos, factura electrónica o presencia avanzada en internet, entre otras”, explican desde Hostelería de España. La asociación ha llegado a un acuerdo con QDQmedia, agencia de marketing especialista en soluciones digitales, como agente digitalizador.

Makro es otra de las empresas que facilita soluciones. “Somos conscientes de que la digitalización y la innovación serán claves en la recuperación de la economía, por ello hemos desarrollado un amplio abanico de soluciones digitales especialmente pensadas para bares y restaurantes. Un ejemplo es Dish Order, una solución digital para que los establecimientos hosteleros integren de forma rápida, sencilla y económica en su propia web o en sus perfiles de redes sociales, la gestión de pedidos take away o food delivery. La compañía cuenta, además, con otras soluciones “, afirma la empresa.

Al margen de softwares, hay compañías que encuentran la respuesta en la robótica. Entre los proyectos que se presentaron en el pasado Mobile World Congress 2022 o en congresos como San Sebastian Gastronomika descubrimos la fabricación de los llamados camareros tecnológicos. En este sentido, la empresa Efficold ha diseñado Kime, un robot que cuenta con inteligencia artificial, dotado de 5G, que interactúa con los comensales y puede registrar el consumo que realiza el cliente, su perfil o incluso detectar si hay falta de stock. Otro de los proyectos de esta empresa es Cart. Una herramienta multifuncional que puede servir bebidas.

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Digitalización, pero con garantías

Francisco Gea, director de Marketing de Last.app, advierte que antes de embarcarse en el proceso es importante estudiar bien el mercado para evitar los errores más comunes: desconocer las necesidades particulares del negocio, contratar un software para cada cosa, no hacer una investigación de lo que ofrece el mercado y realizar promociones aisladas. Algunas de las claves son tener un objetivo y estrategia clara y optar por softwares multifuncionales. “Existen muchas tareas en los restaurantes que son repetitivas y manuales, siempre han sido así y parece que los restaurantes están acostumbrados a eso. Un software puede automatizar y digitalizar muchos procesos haciendo que cada empleado aporte más valor”, explica Francisco Gea.

La digitalización puede abarcar diferentes áreas, desde las reservas hasta la gestión del stock pasando por los pedidos, la captación de clientes, el delivery, los recursos humanos o la contabilidad. Dependerá de las necesidades de cada establecimiento. También permite agilizar tiempos (el pedido puede ir directamente a cocina), monotorizar lo que ocurre en el restaurante aun cuando uno no está u obtener información sobre el perfil de cliente (útil para fidelizarlo). En este sentido, un estudio de Oracle, empresa tecnológica especializada en el suministro de soluciones de software y hardware, asegura que más del 30% de los encuestados está dispuesto a compartir sus datos para recibir ofertas.

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